Fungsi dan Kegunaan PO

Sejak Oktober 2017, kami memberlakukan aturan dimana setiap pemohon Invoice, diharuskan membuat dan menerbitkan PO terlebih dahulu.
Tindakan ini untuk mengurangi penerbitan Invoice yang terbuang percuma karena Kurangnya tanggung jawab konsumen serta pemahaman dari fungsi dan kegunaan setelah menerima Invoice.
Purchase Order (PO) adalah dokumen yang dibuat oleh pembeli untuk menunjukkan barang yang ingin mereka beli dari  pihak penjual. Purchase order juga merupakan sebuah kontrak yang membentuk kesepakatan antara pembeli dan penjual mengenai barang yang ingin dibeli oleh pihak pembeli. Berbeda dengan invoice, yang dibuat oleh penjual dan dikirim ke pembeli, purchase order (PO) berasal dari pembeli dan dikirim ke penjual.

Apa Saja yang Berada Dalam Purchase Order?

Selain informasi yang memperlihatkan detail perusahaan yang terlibat dan tanggal pesanan, purchase order juga berisi rincian penting tentang barang yang akan dibeli oleh pihak pembeli termasuk nama produk, jumlah barang yang dibeli, harga, dan juga ketentuan tambahan untuk penjualan seperti diskon. Purchase order adalah sebuah surat permintaan barang dengan jumlah dan harga yang dicantumkan oleh pembeli.

Apa yang Terjadi Setelah Purchase Order Dikirim?

Setelah purchase order telah dibuat dan dikirim ke penjual, penjual kemudian memutuskan apakah akan menerima kontrak atau tidak. Jika purchase order diterima, penjual telah setuju untuk menjual produk dan jumlah yang tercantum pada harga yang ditetapkan oleh pembeli. Penjual kemudian mengeluarkan faktur (invoice) kepada pembeli berdasarkan pesanan pembelian.

Sebagai contoh ada sebuah perusahaan instalasi listrik perlu membeli bahan baru dari pemasok untuk menciptakan produk mereka. Perusahaan kemudian membuat pesanan pembelian untuk diajukan ke pemasok dari mana mereka ingin memesan bahan.

Pemasok setuju untuk memenuhi pesanan pembelian dan mengirimkan materi ke perusahaan instalasi listrik tersebut beserta invoice-nya. Ketika perusahaan instalasi tersebut menerima barang dan invoice, mereka membandingkannya dengan purchase order yang mereka kirimkan. Jika dokumen dan barangnya sesuai, perusahaan tersebut akan membayar tagihannya.

Mengapa Menggunakan Purchase Order?

Meskipun terlihat cukup rumit untuk memesan barang dari pemasok dengan menggunakan purchase order, namun pesanan pembelian dengan PO tersebut akan memberi rasa aman dari tindakan penipuan tambahan serta mengamankan ketersediaan bahan dengan harga yang diinginkan

Beberapa Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Membuat Purchase Order

1. Sebagai pemesan, cantumkan identitas perusahaan dengan jelas dalam purchase order.
2. Cantumkan detail apa saja yang akan Anda pesan, seperti merek, nama barang, jumlah, dan informasi lainnya.
3. Cantumkan dengan jelas produsen atau supplier yang Anda pilih.
4. Sebutkan media sebagai tempat iklan produk yang di tawarkan (jika dirasa perlu).
5. Sebutkan bentuk dan jumlah pesanan dengan detail, bila dibutuhkan buatlah daftar dalam tabel agar memudahkan penelusuran serta pelayanannya.
6. Sebutkan cara pengiriman, waktu pengiriman, metode pembayaran, dan juga cara pengiriman yang Anda inginkan.
7. Cantumkan nomor PO (purchase order). Nomor ini sangat penting untuk melakukan penelusuran apabila ada kekeliruan ataupun permasalahan.

Disadur dari sumber asli jurnal.id

Contoh Purchase Order (PO)